Minhas despesas fixas estão altas. Mas onde exatamente está o problema?

“As despesas fixas estão altas” é uma das frases mais comuns entre donos de restaurante. Quase sempre é verdade. Mas, dita assim, ela não ajuda a decidir nada. Para agir, é preciso saber qual despesa, quanto, desde quando e comparada com o quê.

Primeiro passo: separar e classificar

Não dá para analisar o que está misturado. O ponto de partida é um plano de contas que separe com clareza:

• Ocupação: aluguel, condomínio, IPTU.
• Pessoal: salários, encargos, benefícios, horas extras, freelancers.
• Utilidades: energia, água, gás, internet.
• Administrativas: contabilidade, sistemas, tarifas bancárias, material de escritório.
• Manutenção: preventiva e corretiva.
• Marketing: agência, anúncios, produção de conteúdo.

E, tão importante quanto: tirar da conta da empresa o que é despesa pessoal dos sócios. Retirada de sócio é pró-labore ou distribuição de lucro, não despesa operacional. Misturar as duas coisas é um dos motivos mais comuns de a DRE não fechar com a sensação do dono.

Segundo passo: olhar em percentual, não só em reais

Uma despesa de R$ 30 mil pode ser saudável num mês de faturamento alto e pesada num mês fraco. Por isso cada grupo deve ser lido também como percentual do faturamento. É o percentual que mostra se o restaurante está “grande demais” para a receita que tem.

Dois indicadores ajudam muito aqui:

• Custo de pessoal %: quanto da receita vai para a folha completa, com encargos.
• Prime cost: CMV + custo de pessoal. Juntos, costumam ser a maior fatia do faturamento, e é onde a gestão tem mais alavanca.

Terceiro passo: comparar com o próprio histórico

Antes de comparar com qualquer referência de mercado, compare o restaurante com ele mesmo. Uma DRE mês a mês, com as mesmas contas e o mesmo critério, mostra rapidamente o que mudou: o contrato que reajustou sem ninguém perceber, a energia que subiu com o equipamento novo, a escala que ganhou horas extras fixas.

Quarto passo: decidir com o ponto de equilíbrio na mão

O ponto de equilíbrio responde quanto o restaurante precisa faturar para pagar todas as despesas fixas, considerando a margem de contribuição dos produtos. Quando as despesas fixas sobem, o ponto de equilíbrio sobe junto, e o restaurante passa a precisar vender mais só para empatar.

Com esse número, a conversa muda. Em vez de “precisamos cortar custos”, a pergunta passa a ser: esta despesa traz receita ou margem suficiente para justificar o quanto ela empurra o nosso ponto de equilíbrio?

O problema raramente é um item só

Na maioria dos casos, despesa fixa alta é a soma de pequenos aumentos que ninguém acompanhou. A solução não é um corte drástico, é ter uma DRE organizada e um ritual mensal de leitura dos números.